എടവിലങ്ങ്
ഗ്രാമ പഞ്ചായത്ത്

ഒരു ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തെ വരവ്-ചെലവ് കണക്കുകളും സാമ്പത്തിക സ്ഥിതിയും വ്യക്തമാക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക രേഖയാണ് വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രിക (Annual Financial Statement - AFS).

പഞ്ചായത്തീരാജ് നിയമപ്രകാരം ഓരോ സാമ്പത്തിക വർഷവും അവസാനിച്ചതിനു ശേഷം (സാധാരണയായി മെയ് 15-നകം) മുൻവർഷത്തെ കൃത്യമായ കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കി ഭരണസമിതിയുടെ അംഗീകാരത്തോടെ ഓഡിറ്റിംഗിനായി സമർപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രികയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രധാന വിവരങ്ങൾ താഴെ നൽകുന്നു:

1. ധനകാര്യ പത്രികയിലെ പ്രധാന ഉള്ളടക്കങ്ങൾ

ഒരു വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രികയിൽ പ്രധാനമായും മൂന്ന് ഭാഗങ്ങളാണുള്ളത്:

• വരവുകൾ (Receipts): പഞ്ചായത്തിന് ലഭിച്ച നികുതികൾ (കെട്ടിട നികുതി, തൊഴിൽ നികുതി മുതലായവ), നികുതിയിതര വരുമാനങ്ങൾ, സർക്കാർ ഗ്രാന്റുകൾ, പ്ലാൻ ഫണ്ടുകൾ എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
• ചെലവുകൾ (Expenditure): വികസന പ്രവർത്തനങ്ങൾ, ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളം, ഓഫീസ് ആവശ്യങ്ങൾ, ജനക്ഷേമ പദ്ധതികൾ എന്നിവയ്ക്കായി ചിലവഴിച്ച തുക.
• ആസ്തി-ബാധ്യതകൾ (Assets and Liabilities): പഞ്ചായത്തിന്റെ കൈവശമുള്ള കെട്ടിടങ്ങൾ, ഭൂമി തുടങ്ങിയ ആസ്തികളുടെയും, നൽകാനുള്ള കുടിശ്ശികകൾ ഉൾപ്പെടെയുള്ള ബാധ്യതകളുടെയും വിവരം.

2. തയ്യാറാക്കുന്ന വിധം 

കേരളത്തിലെ ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളിൽ ഇരട്ടപ്പതിവ് കണക്കെഴുത്ത് സമ്പ്രദായം (Double Entry Accounting System) അനുസരിച്ചാണ് ഇത് തയ്യാറാക്കുന്നത്.

•  പഞ്ചായത്തുകളിലെ ദൈനംദിന അക്കൗണ്ടിംഗിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ആണിത്. ഇതിലൂടെയാണ് വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രിക ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നത്.
• വികസന പദ്ധതികളുടെ (Plan Funds) വിവരങ്ങൾ ഇതിലൂടെയാണ് സാംഖ്യയുമായി സംയോജിപ്പിക്കുന്നത്.

3. അംഗീകാരവും ഓഡിറ്റിംഗും

1. ഭരണസമിതി അംഗീകാരം: അക്കൗണ്ടന്റ് തയ്യാറാക്കുന്ന ധനകാര്യ പത്രിക സെക്രട്ടറി പരിശോധിച്ച് പഞ്ചായത്ത് കമ്മിറ്റിയുടെ മുൻപിൽ വെച്ച് അംഗീകാരം വാങ്ങുന്നു.
2. പരസ്യപ്പെടുത്തൽ: സുതാര്യത ഉറപ്പാക്കാൻ ഇത് പഞ്ചായത്ത് നോട്ടീസ് ബോർഡിലും വെബ്‌സൈറ്റിലും പൊതുജനങ്ങൾക്കായി പ്രസിദ്ധീകരിക്കാറുണ്ട്.
3. ലോക്കൽ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ്: അംഗീകരിച്ച പത്രിക നിശ്ചിത സമയത്തിനകം സംസ്ഥാന പെർഫോമൻസ് ഓഡിറ്റ് വിഭാഗത്തിനും ലോക്കൽ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ് (Local Fund Audit) വകുപ്പിനും പരിശോധനയ്ക്കായി സമർപ്പിക്കുന്നു